Come si calcola il margine di un appartamento in affitto breve?

Il margine di un appartamento in affitto breve si calcola in tre passaggi: il ricavo lordo delle prenotazioni meno i costi variabili (commissioni dei portali, pulizie e consumi non coperti dall'ospite) dà il netto dell'immobile; se lo gestisci per un proprietario, la tua commissione meno i costi diretti di quell'appartamento (gestionale, software di tariffazione) dà il primo margine; il primo margine meno la quota dei costi di cluster (biancheria, chi fa i check-in, l'auto) dà il margine vero. Esempio: 1.000 euro di fatturato, 200 di commissione, 30-40 di costi diretti, 170 di primo margine, 120 di cluster, 50 di margine vero.

Il bonifico non è il margine

Il property management per definizione è un business a bassa marginalità. Generiamo tanto ricavo, poco finisce nelle casse dell'azienda, ancora meno nelle tasche di chi la guida. Il fatturato, il numero di immobili, il numero di prenotazioni sono metriche di vanità: l'unica metrica che mostra la salute dell'azienda è il margine netto che arriva all'imprenditore, insieme alla cassa.

Una cosa è il bonifico del portale. Altro discorso è quello che resta dopo aver pagato tutto quello che quel bonifico si è portato dietro.

Chi non fa questo conto vede il calendario pieno e crede di guadagnare. Poi arriva la fine dell'anno e non capisce dove sono finiti i soldi. Sono finiti nei costi variabili, quelli che crescono con il fatturato e che non si vedono: le pulizie che perdono, le manutenzioni che si accolla il gestore, le foto regalate all'onboarding. I variabili sono i veri killer. Sono tutti bravi ad abbassare i costi fissi; il vero imprenditore abbassa i variabili.

I tre livelli del margine

Con più di 50 immobili tra Italia e Dubai, in Cosmica ogni appartamento e ogni cluster è una business unit a sé: ha i suoi ricavi e i suoi costi. Il conto si fa così, dal basso verso l'alto.

Livello 1: il netto dell'immobile. Ricavo lordo delle prenotazioni del mese. Meno le commissioni dei portali, che sono il primo costo variabile e vanno viste sempre partendo dal lordo. Meno le pulizie e i consumi che l'ospite non ha coperto. Meno le piccole manutenzioni. Questo è il numero che interessa al proprietario e da cui si calcola la tua commissione.

Livello 2: il primo margine del gestore. La tua commissione, poniamo il 20% sul lordo: su 1.000 euro di fatturato sono 200. Da lì paghi il gestionale, il software di tariffazione, ogni spesa collegata direttamente a quell'appartamento: 30-40 euro. Primo margine: 170. Per qualcuno va bene, per altri no. Come si decide? Salendo al livello tre.

Livello 3: il margine vero. Ci sono spese che non puoi imputare a una singola casa ma alla città o al cluster: il deposito per la biancheria, chi va a fare i check-in, la macchina aziendale. Le sommi e le dividi per gli appartamenti di quel cluster. Se la quota è 120 euro ad appartamento, da 170 ti restano 50. Quello è il tuo margine vero su quell'immobile. E la domanda è una: mi conviene gestirlo per 50 euro al mese, sì o no?

I numeri della tabella sono un esempio: il 20% e il rapporto 170/120/50 sono quelli che uso quando spiego il conto, non il tuo caso. Con pochi immobili e tanti costi di cluster, più immobili aggiungi nella stessa zona più quei 120 si diluiscono. Ma se i 50 restano 50 per mesi, io mi preoccuperei: avere risorse impegnate su un appartamento per 50 euro ti toglie tempo per acquisirne altri due che ne portano 150 e 200.

I costi che nessuno traccia

Il conto sopra è quello ordinato. Poi ci sono le perdite nascoste, che non stanno in nessun bilancio e per questo erodono il margine senza che tu sappia dov'è la falla.

Le pulizie che perdono. Rifatturi la pulizia all'ospite a un prezzo, ma versi l'IVA su quella fattura mentre chi pulisce ti fattura senza; non conti la biancheria extra, i saponi, le cialde. Perdi 2, 3, 4 euro a pulizia e dici "va bene così, se alzo ho paura di perdere prenotazioni". È una perdita nascosta, e va misurata: le pulizie in quel cluster ci portano utile, perdita, o siamo in pari?

Le manutenzioni che finiscono a te. L'ospite fa un danno, non recuperi la somma, il proprietario pretende che sistemi tu. Molti dicono "non è mai successo". Nella pratica succede. Se non lo tracci, non lo vedi.

I regali dell'onboarding. "Le foto le paghiamo noi", "il self check-in lo installiamo noi". Ci può stare. Ma va scritto come costo di acquisizione di quell'immobile, altrimenti il primo margine dei primi mesi è finto.

Recuperare anche metà di questa roba aumenta il margine più di qualunque nuovo immobile. Le quattro leve con cui si lavora sopra, e il controllo di gestione che è la più importante, sono in Il margine, non il fatturato.

Il numero che anticipa il margine

Il margine si legge a mese chiuso. Ma si può prevedere prima, con due numeri che guardo ogni settimana: il ricavo per notte disponibile, cioè occupazione per prezzo medio, e il soggiorno medio. Se il primo scende, il ricavo lordo scenderà. Se il secondo si accorcia, le pulizie salgono e il margine scende anche se il ricavo tiene. Perché tre notti a 500 e dieci notti a 200 non sono la stessa cosa, e lo spiego in Occupazione o prezzo medio.

Tre ritmi: ogni giorno gli stati, ogni settimana i KPI, ogni mese il margine per appartamento e per cluster. È la dashboard da 5 minuti, e senza quella non stai calcolando il margine: lo stai immaginando.