Mandato di gestione affitti brevi: cosa deve contenere e gli errori che costano
Un mandato di gestione per affitti brevi si compone di tre parti: le condizioni particolari, con i dati variabili del singolo rapporto; le condizioni generali, che non si modificano unilateralmente; e la procura speciale, che rende effettiva la rappresentanza. La sua funzione principale non è elencare i servizi: è circoscrivere i poteri del gestore e le responsabilità di entrambe le parti.
Il contratto non è un elenco di cose che fai
Quando ho iniziato pensavo che il contratto servisse a dire cosa facevo: pulizie, check-in, annunci, ospiti. Quello dovrebbe essere chiaro senza contratto. La cosa più importante che fa un mandato è un'altra: circoscrivere poteri e responsabilità. Cosa posso fare in nome del proprietario, fino a che cifra, e cosa succede quando qualcosa va storto.
Una cosa è un contratto che descrive i servizi. Altro discorso è un contratto che ti protegge il margine e la vita. Nel secondo caso ogni clausola risponde a una domanda che prima o poi arriverà.
Una premessa: non sono un avvocato. Il mandato che usiamo in Cosmica è stato costruito con il supporto legale a monte, una volta, e poi standardizzato. Quello che segue è la struttura e i punti dove ho visto perdere soldi. Il tuo contratto lo fai rivedere da un legale.
Le tre parti del mandato
Condizioni particolari. Sono personalizzabili perché raccolgono i dati variabili: l'immobile, l'eventuale stagionalità, la decorrenza, il compenso. Sono la parte che cambia da proprietario a proprietario.
Condizioni generali. Non si modificano unilateralmente. Si possono adattare se un proprietario ha un'esigenza specifica, purché non erodano le tutele del gestore. Non firmiamo contratti a tutti i costi: c'è flessibilità se l'immobile ci interessa, ma è una flessibilità che ci deve tutelare. Spesso il proprietario vuole modifiche di forma, non di sostanza. Quelle di forma non intaccano niente.
Procura speciale. È l'atto con cui il proprietario conferisce al gestore il potere di agire in suo nome e per suo conto. È ciò che rende effettiva la rappresentanza: incassare, firmare i contratti di locazione con gli ospiti, richiedere codici e autorizzazioni. Senza procura hai un accordo di servizi, non un mandato.
Le clausole più delicate vanno sottoscritte separatamente, con approvazione specifica. Non è opzionale.
Le clausole che contano, e dove si sbaglia
| Clausola | Cosa fissa | L'errore che costa |
|---|---|---|
| Oggetto del mandato | L'incarico e le attività specifiche | Obblighi vaghi o troppo estesi, senza controclausola |
| Compenso e liquidazione | Percentuale, cosa include, quando si paga | Pagare il primo del mese e anticipare cassa |
| Interventi sull'immobile | Soglia sotto cui il gestore agisce da solo | Nessuna soglia: ogni lampadina diventa una telefonata |
| Manutenzioni | Tutte a carico del proprietario, la straordinaria con approvazione | Credere che l'ordinaria spetti al gestore |
| Responsabilità | Cosa resta agli ospiti, cosa fa il gestore | Accollarsi ogni danno per chiudere |
| Cessazione e recesso | Preavviso e continuità delle prenotazioni | Ignorare le prenotazioni oltre il preavviso |
| Materiale fotografico | Chi paga, di chi resta | Regalare le foto e lasciarle al proprietario |
| Limiti del mandato e foro | Fin dove arriva la procura, dove si litiga | Non scriverlo |
Vediamo quelle dove ho visto più danni.
Manutenzioni: la regola che tutti citano è quella sbagliata
Sento proprietari dire: «l'ordinaria sta al gestore, la straordinaria a me». Non è così. Vale se il contratto è una locazione, dove il gestore è inquilino. Nel mandato di gestione tutte le manutenzioni sono in capo al proprietario. L'unica differenza è che la straordinaria richiede un'approvazione perché costa di più.
Per questo mettiamo una soglia: tutte le manutenzioni entro i 100 euro le fa il gestore in automatico, sopra chiede approvazione. Anche l'approvazione si può procedurizzare, ma la soglia è essenziale per evitare discussioni.
Responsabilità: non firmare che paghi tu
Il gestore ha la responsabilità di provare a recuperare i fondi se un ospite distrugge qualcosa. Non puoi scrivere che qualunque danno lo paga il gestore: è una spirale che abitua male il proprietario e ti mangia il margine.
Quello che scriviamo: il gestore comunica tempestivamente i danni alle piattaforme che gestiscono i programmi di protezione; se non provvedono al risarcimento, trasmette al proprietario i dati identificativi degli ospiti. Perché? Perché la procura speciale non dà al gestore il potere di agire in sede giudiziaria contro gli ospiti. Quello resta al proprietario. Poi, in pratica, con un caso ben documentato e una pre-autorizzazione sulla carta dell'ospite, i soldi si recuperano quasi sempre prima di arrivarci.
Obblighi: standard, con la controclausola
Gli obblighi del gestore devono essere ampi ma chiari. Non inserire che sei tenuto ad andare di notte, sempre, fuori orario. Se vuoi essere flessibile, aggiungi che quell'intervento si fattura come extra, comprese le ore del gestore che segue il manutentore. Tieniti standard: se devi essere flessibile, una controclausola di tutela. Non per mostrarti duro, ma per non erodere i margini pagando sempre altre persone, o pagando con la tua vita.
Liquidazione: mai anticipare cassa
Si paga entro il 15-20 del mese successivo. Non il primo del mese: l'ultima prenotazione di un portale che paga in un certo giorno potrebbe uscire la settimana dopo. Il gestore non anticipa mai cassa. Nello stesso articolo si scrive che il gestore trattiene e versa la cedolare secca del proprietario come sostituto d'imposta, entro il 16 del mese successivo, e rilascia la certificazione a marzo. È uno dei vantaggi più forti che puoi presentare a un proprietario, e va messo nero su bianco.
Cessazione: il preavviso non basta
L'off-boarding di un immobile è delicato. Serve un preavviso, ma serve anche la continuità degli ospiti: le prenotazioni oltre i 90 giorni vanno comunque accolte o gestite. Cancellare una prenotazione costa penali e, peggio, ranking e stato dell'annuncio. Il proprietario lo deve sapere prima di firmare, non quando disdice.
Foto e dispositivi: costi di onboarding, non regali
Le foto puoi farle pagare al proprietario e tenerne comunque la proprietà, come costo di onboarding. Lo stesso per l'installazione dei dispositivi di self check-in, che noi facciamo sempre pagare. Oppure paghi tu le foto ma restano tue. In entrambi i casi il proprietario che se ne va non porta via il tuo lavoro. È una leva per tenerlo, e una linea di margine.
Il mandato come strumento commerciale
Un contratto così non spaventa il proprietario se glielo presenti con una guida: perché ogni clausola c'è, quali obiezioni risolve. Lo mandiamo prima del sopralluogo, come «kit contratto», e al sopralluogo restano solo le domande vere. Come si inserisce nella trattativa lo racconto in I 7 step per portare un proprietario a firmare il mandato. E il motivo per cui la rappresentanza è anche una scelta fiscale, non solo legale, è in L'errore fiscale che distrugge i property manager.
Domande frequenti
Che differenza c'è tra un mandato con rappresentanza e uno senza?
Con la rappresentanza il gestore agisce in nome e per conto del proprietario: incassa, firma i contratti di locazione con gli ospiti, richiede i codici e le autorizzazioni. È la prerogativa del property manager, e ciò che lo distingue dall'agente immobiliare, che di norma lavora con mandati senza rappresentanza. Senza rappresentanza non incassi e non puoi fare il sostituto d'imposta.
Chi paga le manutenzioni in un mandato di gestione?
Il proprietario, sia l'ordinaria che la straordinaria. La regola «ordinaria al gestore, straordinaria al proprietario» vale per la sublocazione, dove il gestore è inquilino, non per il mandato. Nel mandato la differenza è solo che sopra una soglia, ad esempio 100 euro, il gestore chiede l'approvazione prima di intervenire.
Posso scrivere nel contratto che il gestore paga sempre i danni degli ospiti?
Puoi, ma è un errore. Il gestore si obbliga a segnalare i danni alle piattaforme e ad attivare i loro programmi di protezione; se non risarciscono, trasmette al proprietario i dati degli ospiti, perché la procura non gli dà il potere di agire in giudizio. Accollarsi ogni danno abitua male il proprietario e distrugge i margini.
Entro quando va pagato il proprietario ogni mese?
Di solito entro il 15-20 del mese successivo. Non il primo del mese: l'ultimo pagamento del portale può arrivare la settimana dopo e il gestore non deve mai anticipare cassa. La data va scritta nel contratto, insieme al fatto che la cedolare secca viene trattenuta e versata dal gestore come sostituto d'imposta.