L'errore fiscale che distrugge il 90% dei property manager

L'errore fiscale è lavorare come gestore senza incassare per conto del proprietario e senza un mandato con rappresentanza, spesso con un regime e un codice attività che non corrispondono a ciò che fai. Chi non incassa non può fare il sostituto d'imposta, non offre al proprietario il vantaggio sulla cedolare, e non ha la cassa per reggere un mese difficile. Non è un dettaglio da commercialista: è l'assetto che decide se hai un'azienda o un lavoro.

Senza l'assetto giusto non sei un property manager

Lo dico senza mezzi termini. Senza la giusta società, il giusto regime e il giusto schema fiscale non sei un property manager, tantomeno un imprenditore immobiliare. Sei qualcuno che prova a svolgere questa attività.

Quello che segue è frutto degli errori che ho fatto io in prima persona, e dello studio che continuiamo a fare con il team per ottimizzare questo mondo. Non è una consulenza: ogni situazione ha le sue variabili, e i numeri vanno verificati con un commercialista. Ma il principio non cambia da caso a caso.

Primo strato: il regime

La prima cosa da valutare è il regime: ordinario o forfettario. All'inizio devi essere il più leggero possibile come società, costi, contabilità. Per questo consiglio sempre il forfettario per partire.

Le differenze contano. L'ordinario in Italia paga una tassazione sugli utili che con le addizionali arriva vicino al 30%, ed è soggetto all'IVA al 22% sui servizi: la versi su quello che fatturi e la recuperi sugli acquisti, ma diventa meno conveniente quando molti fornitori sono esteri e senza IVA. Il forfettario paga un'aliquota ridotta nei primi anni e poi un'aliquota fissa, applicata a una quota del fatturato che dipende dal codice attività, fino alla soglia prevista.

Chi ti dice «non aprire la partita IVA» non dice una castroneria: dice una cosa invitante, perché in Italia la partita IVA è percepita come un peso. Ma mettila su un foglio di calcolo: il forfettario è più leggero della gestione da privato con la cedolare sul lordo. Non sempre bisogna sforare il forfettario per convenire, e non sempre conviene aprire una società di capitali: a volte è meglio razionalizzare le impostazioni che hai.

Secondo strato: il codice attività

Qui vedo gli errori più gravi. Property manager con il codice della consulenza, quando non stiamo parlando di consulenza. Altri con il codice della casa vacanze o dell'affittacamere mentre gestiscono solo immobili di altri.

Esiste un codice specifico per la gestione di immobili per conto terzi. Fino a poco tempo fa si usava il codice più generico, quello degli amministratori di condominio, che si adattava; oggi ce n'è uno preciso per chi gestisce immobili contro terzi. Si usa quello, come prevalente. Se poi hai immobili in sublocazione con più camere, aggiungi il codice dell'affittacamere. Ma il codice prevalente è quello della gestione. Tutti gli altri, di base, non servono.

Terzo strato, quello che distrugge: il modello

Una cosa è il regime e il codice, che si correggono in una visita dal commercialista. Altro discorso è il modello con cui lavori, perché quello decide chi incassa.

Il co-host aiuta un proprietario o un'altra società occupandosi di alcune attività, e a fine mese emette una fattura. Non incassa. Il modello è fragile: stai costruendo annunci e recensioni di un'altra persona, rischi di non ricevere il pagamento, e tutto questo per una marginalità notoriamente bassa. Ci sono gestori che si comportano da co-host e arrivano a follie come anticipare le pulizie e le manutenzioni con la propria cassa, sperando di recuperare a fine mese. In un momento di difficoltà questo modello può diventare proprio fallimentare. Il proprietario lo percepisce come vantaggioso, «tengo il controllo, ti posso togliere l'incarico quando voglio», ma in molti casi non gli conviene nemmeno economicamente.

La sublocazione da privato, oggi possibile per un numero limitato di immobili senza partita IVA, ti fa pagare la cedolare sul tuo lordo, con l'aliquota più alta dal secondo immobile. Serve un investimento, e la tassazione sul lordo resta alta. Se vuoi iniziare in sublocazione con pochi immobili, io tornerei al forfettario con il codice della gestione: si pagano meno tasse che da privato.

Il mandato con rappresentanza e incasso è il modello del property manager. Il contratto è un mandato con rappresentanza, prerogativa del gestore e ciò che lo separa dall'agente immobiliare, che lavora con mandati senza rappresentanza perché non può firmare atti per il proprietario. Con la rappresentanza incassi tu, firmi i contratti con gli ospiti sempre a nome del proprietario, hai la procura per chiedere codici e autorizzazioni. Cosa deve contenere è in Mandato di gestione: cosa deve contenere.

Perché al proprietario conviene, in due punti

Il proprietario che fa da sé si prende una cosa che chiamo una barbarie: i portali trattengono la cedolare secca su qualunque cosa, pulizie comprese, perché per il privato vale così. Quando invece tutto passa da un gestore che fattura i servizi, la cedolare si paga solo sul vero canone di locazione, non sui servizi che eroga il gestore, non sulle pulizie. Già qui c'è un risparmio.

Poi c'è il versamento. Il privato a fine anno paga la cedolare su tutto, e poi gli acconti per l'anno successivo, calcolati su un anno che magari andrà peggio. Molta più cassa che esce, tutta insieme. Con il gestore sostituto d'imposta: incassiamo per nome e per conto del proprietario, tratteniamo la nostra commissione, paghiamo i portali, tratteniamo pulizie e manutenzioni spese per quel proprietario con gli incassi di quel proprietario, tratteniamo la cedolare e la versiamo entro il 16 del mese successivo. A marzo diamo al proprietario una certificazione: hai già pagato le tue tasse, hai incassato netto, non hai acconti. È una roba potente, ed è un vantaggio competitivo tra avere e non avere il property manager. Come si usa in trattativa è in Quanto chiedere a un proprietario.

E per il gestore: la cassa

Il vantaggio per noi è meno visibile e più importante. Con l'incasso hai sempre un attivo di cassa. Non anticipi costi a destra e a manca, non vai a recuperare crediti da nessuno. Anche se i margini di questo business non sono elevatissimi per definizione, almeno la cassa è sana. È questo che separa gli imprenditori immobiliari dagli improvvisati: non il numero di immobili, ma il fatto che i soldi passino da te prima di andare a chiunque altro.