Come gestire un appartamento su Airbnb per conto terzi: contratto, commissione, responsabilità
Per gestire l'appartamento di un altro sui portali per conto terzi servono tre cose scritte: un mandato con rappresentanza più una procura speciale, che ti permettono di incassare e firmare in nome del proprietario; una commissione che parte dal 20% più IVA sull'incassato, con i servizi fatturati a parte; e un perimetro chiaro di responsabilità, in cui le manutenzioni restano al proprietario e i danni all'ospite. Il resto, senza queste tre, è un favore che finisce male.
Un favore non è un mandato
La storia che sento più spesso: un amico ha una casa, tu sai usare i portali, gli metti l'annuncio dal tuo account o dal suo, rispondi tu agli ospiti, a fine mese vi mettete d'accordo. Va bene per un'estate. Poi arriva la cedolare trattenuta alla fonte dal portale, un ospite che rompe un letto, il condominio che si lamenta, e nessuno sa chi deve fare cosa.
Una cosa è aiutare un amico con la sua casa sui portali, altro discorso è gestire per conto terzi. Il secondo è un mestiere con un contratto, un fisco e una cassa. E il contratto non è solo un elenco dei servizi: la cosa più importante che fa un mandato è circoscrivere i poteri e le responsabilità.
Io ho iniziato con 4 appartamenti a Napoli, tutti di altri. Il contratto lo abbiamo costruito con un supporto legale a monte e con l'esperienza di tante conversazioni con proprietari, non con un modello scaricato. Quasi dieci anni dopo, in Cosmica il mandato è ancora la base di più di 50 immobili tra Italia e Dubai.
Il contratto: mandato con rappresentanza più procura
Il documento giusto per gestire immobili di altri è il mandato con rappresentanza. Con rappresentanza perché agisci per nome e per conto del proprietario: incassi tu dai portali, firmi tu i contratti di locazione turistica con gli ospiti (sempre col nome del proprietario), chiedi tu i codici e le autorizzazioni, versi tu la cedolare secca come sostituto d'imposta entro il 16 del mese successivo. È la prerogativa che distingue il property manager dall'agente immobiliare, che ha un mandato senza rappresentanza e non può firmare atti.
Un buon mandato ha tre sezioni.
- Le condizioni particolari. I dati variabili del singolo rapporto: immobile, decorrenza, eventuale stagionalità, commissione, soglia di spesa.
- Le condizioni generali. Glossario, oggetto dell'incarico, diritti e obblighi di entrambe le parti, compenso, cessazione e recesso, interventi sull'immobile, limiti del mandato, foro competente. Non si modificano unilateralmente, ma si può essere flessibili su una modifica di forma; sulla sostanza, se erode le tue tutele, no.
- La procura speciale. L'atto con cui il proprietario ti conferisce il potere di agire in suo nome, limitatamente a quanto enumerato. È quello che rende la rappresentanza effettiva, e che tranquillizza il proprietario: i tuoi poteri sono circoscritti e concordati prima.
Le clausole vessatorie vanno sottoscritte separatamente. Il contratto si manda prima del sopralluogo, con una guida che lo spiega: il proprietario lo legge, le obiezioni di forma cadono da sole e restano solo quelle di sostanza. L'elenco completo è in Mandato di gestione affitti brevi: cosa deve contenere.
La commissione: cosa sta dentro e cosa no
La commissione minima con cui entrare nel mercato è il 20% più IVA sull'incassato. Sotto, non copri i costi variabili. Dentro ci stanno: annuncio, prezzi, ospiti, coordinamento delle pulizie e dei check-in, burocrazia, rendiconto, sostituzione d'imposta.
Fuori, fatturati a parte: le pulizie (all'ospite), le foto e l'installazione del self check-in (al proprietario, come costo di onboarding), gli interventi fuori orario e le ore del gestore che segue un manutentore (a chi li richiede). Se ti obblighi a fare tutto sempre, anche di notte, senza un extra, stai erodendo margine e vita. Obblighi vasti ma chiari, con una controclausola di tutela.
| Voce | Chi paga | Come |
|---|---|---|
| Commissione di gestione (dal 20% + IVA) | Il proprietario | Trattenuta dall'incassato |
| Commissioni dei portali | Il proprietario | Trattenute dall'incassato, fatturate come servizio |
| Pulizie e biancheria | L'ospite | Nel prezzo della prenotazione |
| Manutenzioni ordinarie e straordinarie | Il proprietario | Sotto soglia in automatico, sopra con approvazione |
| Foto, self check-in, dispositivi | Il proprietario | Costo di onboarding; la proprietà resta al gestore |
| Cedolare secca 21% / 26% | Il proprietario | Trattenuta dal gestore e versata entro il 16 del mese dopo |
| Extra fuori orario, ore extra | Chi li richiede | A prezziario |
| Late check-out, early check-in, transfer | L'ospite | Margine pieno del gestore |
Il bonifico al proprietario si fa entro il 15-20 del mese successivo. In Cosmica paghiamo entro il 18, perché l'ultima prenotazione del mese di alcuni portali viene liquidata la settimana dopo e noi non anticipiamo mai cassa. Come si presenta la percentuale senza doverla difendere è in Quanto chiedere a un proprietario.
Le responsabilità: chi risponde di cosa
Qui si giocano i rapporti che durano. Quattro punti da scrivere.
Manutenzioni. Sento dire «l'ordinaria sta al property manager, la straordinaria al proprietario». Non è così: quella divisione vale per l'inquilino di una locazione, quindi per chi fa subaffitto. Nel property management tutte le manutenzioni sono in capo al proprietario. La differenza è nell'approvazione: una soglia, per esempio 100 euro, sotto cui intervieni in automatico e sopra cui chiedi l'ok. Le spese del proprietario X si pagano con gli incassi del proprietario X, e non si fanno trattenute folli per lucrare: se offri un servizio in più, lo dici e dai un prezziario.
Danni degli ospiti. Rispondono gli ospiti. Il gestore si obbliga a segnalare i danni tempestivamente ai programmi di protezione dei portali, e dove il portale non incassa la carta si tiene una pre-autorizzazione con il self check-in per la tassa di soggiorno, che con un caso solido serve a recuperare. Se non si recupera, trasmetti al proprietario i dati identificativi dell'ospite: la procura speciale non ti dà il potere di agire in sede giudiziaria per lui. Scrivere che paga sempre il gestore è una spirale negativa che abitua male il proprietario.
Cessazione. Serve un preavviso, e serve la continuità degli ospiti: le prenotazioni oltre i 90 giorni vanno comunque accolte o si trova una soluzione, perché cancellare porta penali e perdita di ranking. L'off-boarding è delicato quanto l'onboarding.
Perimetro. Il property manager non è iscritto a un albo; le comunicazioni alle autorità sono adempimenti del gestore operativo. Dove serve un legale o un commercialista, lo si coinvolge: non ci mettiamo a fare altre professioni con contratti imprecisi.
Prima di firmare: documenti e sopralluogo
Prima della firma si raccolgono con un form i documenti: visura e planimetria catastale, atto di provenienza se serve, regolamento di condominio, perché può vietare l'attività. Serve a verificare che chi firma sia davvero il proprietario, e prepara l'onboarding burocratico. Poi il sopralluogo: in Italia gli immobili sono considerati come dei figli, e prima di affidarlo il proprietario vuole stringerti la mano. Ma serve anche a te, per le variabili: impianti, mobili, condominio. I sette passaggi sono in I 7 step per portare un proprietario a firmare il mandato.
Con i documenti a posto e la firma, un team organizzato porta l'immobile online in 5-7 giorni. Se la domanda è come arrivare al primo proprietario, è in Come trovare proprietari che ti affidano la casa in gestione. Altre domande di chi comincia sono in Domande.
Domande frequenti
Che contratto serve per gestire l'appartamento di un altro sui portali?
Un mandato con rappresentanza più una procura speciale. Il mandato dice cosa fai e quanto prendi; la procura è l'atto con cui il proprietario ti dà il potere di agire in suo nome, e rende la rappresentanza effettiva: incassi tu, firmi tu i contratti con gli ospiti, chiedi tu i codici. Un accordo di servizi da co-host non basta, perché non ti dà l'incasso e non ti fa sostituto d'imposta.
Chi paga le manutenzioni: il gestore o il proprietario?
Il proprietario, tutte. La divisione ordinaria al gestore e straordinaria al proprietario vale per l'inquilino di una locazione, non per il property manager. La differenza è solo nell'approvazione: nel contratto si mette una soglia, per esempio 100 euro, sotto la quale il gestore interviene in automatico e sopra la quale chiede l'ok. Le spese dell'immobile X si pagano con gli incassi dell'immobile X.
Se un ospite fa danni, chi risponde?
L'ospite. Il gestore ha l'obbligo di segnalare i danni tempestivamente ai programmi di protezione dei portali e di attivare la pre-autorizzazione sulla carta dove c'è; se non si recupera, trasmette al proprietario i dati dell'ospite, perché la procura non gli dà il potere di agire in giudizio. Scrivere nel contratto che paga sempre il gestore è una spirale che abitua male il proprietario.
Le foto e l'annuncio a chi appartengono?
Al gestore, e va scritto. Le foto le puoi far pagare al proprietario come costo di onboarding e tenerle comunque in proprietà tua, oppure pagarle tu e tenerle. Lo stesso per l'account sui portali: a nome della società, perché è un asset. Chi costruisce annunci e recensioni sull'account di un altro sta lavorando per un altro.